Veel bedrijven hanteren een vaste reiskostenvergoeding voor hun medewerkers. Reden hiervoor is omdat het bijhouden van de daadwerkelijke gemaakte kilometers veel tijd kost. Vanuit deze vaste reiskostenvergoeding krijgen maandelijks een vast bedrag dat is gebaseerd op een schatting van de gemaakte reiskosten. Maar nu men door corona veel thuis werkt en veel minder reist, heeft het kabinet besloten om de vaste reiskostenvergoeding per 1 april 2021 te beëindigen. Welke consequenties heeft dit voor werkgevers?
Waarom wordt de vaste reiskostenvergoeding nu pas beëindigt?
Ondanks dat corona al meer dan een jaar in Nederland heerst, hanteren veel werkgevers nog steeds een vaste reiskostenvergoeding. Dit komt doordat veel bedrijven nog niet zijn ingericht op het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte kilometers. Door deze administratieve rompslomp kiezen werkgevers er vaak voor om vast te houden aan de vaste reiskostenvergoeding.
Waarom komt de vaste reiskostenvergoeding nu dan wel te vervallen?
Werkgevers betalen geen belasting over de reiskostenvergoeding die zij aan werknemers betalen. Maar nu het grootste deel van Nederland vanuit huis werkt, worden er nauwelijks zakelijke kilometers gemaakt. Daarom stelt het kabinet nu dat reiskosten die zijn vergoed – maar waarvoor niet is gereisd – eigenlijk extra inkomen zijn: en inkomen moet wél worden belast. Daarom komt de traditionele vaste reiskostenvergoeding per 1 april 2021 te vervallen.
Wat zijn de gevolgen?
Als werkgever moet je vanaf 1 april 2021 de reiskosten van je medewerkers kunnen verantwoorden: je moet dus kunnen aantonen dat de vergoede kilometers ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Blijf je vasthouden aan de vaste reiskostenvergoeding maar kun je niet aantonen dat de kilometers afgelegd zijn? Dan zul je als werkgever belasting over dit bedrag moeten betalen.
Hoe registreer ik eenvoudig zakelijke kilometers?
Om te voorkomen dat je belasting moet afdragen over de vaste reiskostenvergoeding, zul je een gemakkelijke manier moeten vinden om de gemaakte kilometers van je medewerkers te registreren. Exact Expense Management biedt hiervoor de oplossing. Hiermee registreer en declareer je met behulp van de Google Maps integratie eenvoudig het woon-werkverkeer en je andere zakelijke kilometers. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp en bespaart je dus veel geld.